Khám phá cách triển khai các hệ thống trong doanh nghiệp SEO của bạn có thể hợp lý hóa các hoạt động của bạn và nhận các mẹo thiết thực để bắt đầu.
Việc triển khai các hệ thống trong doanh nghiệp SEO của bạn là rất quan trọng, nhưng việc bắt đầu có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp hoặc khó hiểu.
>> Tham khảo: Microsoft ra mắt khóa đào tạo AI miễn phí với chứng chỉ chuyên nghiệp.
Bạn có thể đã thử nó trước đây nhưng đã bỏ cuộc do sự phức tạp hoặc thiếu hướng dẫn. Có lẽ bạn đã đạt được một số tiến bộ ban đầu, nhưng các hệ thống không được triển khai và tuân thủ một cách hiệu quả.
Hệ thống hóa tốt công việc kinh doanh của bạn có thể giúp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí, đồng thời có khả năng thúc đẩy doanh số bán hàng của bạn.
Bằng cách cho phép bạn tập trung vào những nhiệm vụ tạo thu nhập cực kỳ quan trọng đó thay vì xử lý những thứ nhỏ nhặt, bạn có thể biến doanh nghiệp của mình từ một doanh nghiệp chậm chạp thành một doanh nghiệp đưa bạn đến gần hơn với những mục tiêu lớn của mình.
Tôi muốn nói rằng rất khó để mở rộng quy mô hoặc phát triển một cách có ý nghĩa trừ khi bạn có sẵn hệ thống.
1. Hệ thống là gì?
Một hệ thống là một chuỗi các quy trình, mỗi quy trình chứa một chuỗi các bước riêng lẻ giúp hệ thống hoạt động.
Vì vậy, một quy trình có thể đang tạo biểu mẫu trên trang web WordPress nhưng hệ thống có thể là toàn bộ kênh tiếp thị.
Ví dụ:
Gửi biểu mẫu > trả lời email > đặt trước cuộc gọi khám phá > kịch bản/kế hoạch cuộc gọi > kết thúc.
>> Tham khảo: Cách sử dụng ChatGPT để tạo mô tả sản phẩm trên quy mô lớn.
2. Tại sao hệ thống hóa kinh doanh SEO của bạn?
Lợi ích của việc hệ thống hóa doanh nghiệp của bạn:
- Nó sẽ giải phóng không gian ra quyết định cho những vấn đề quan trọng hơn.
- Nó đảm bảo tính nhất quán.
- Nó giúp bạn luôn ngăn nắp.
- Bạn có thể quản lý thời gian của mình tốt hơn.
- Thật dễ dàng để ủy quyền hoặc cho các thành viên trong nhóm hỗ trợ những người khác.
- Khách hàng của bạn luôn nhận được dịch vụ chất lượng cao.
- Nó ngăn mọi thứ khỏi bị bỏ lỡ hoặc lãng quên.
- Nó rất cần thiết nếu bạn muốn bán doanh nghiệp của mình.
Hãy xem xét từng thứ một cách chi tiết hơn.
2.1. Giải phóng năng lực ra quyết định
Đưa ra quyết định khỏi tay bạn có thể giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng thay vì đưa ra quyết định về những nhiệm vụ ít quan trọng hơn.
2.2. Đảm bảo tính thống nhất
Hệ thống có nghĩa là các nhiệm vụ được thực hiện theo cùng một thứ tự và lặp đi lặp lại theo cùng một cách.
Đây là lý do tại sao dây chuyền sản xuất luôn có hệ thống tại chỗ.
Bạn có thể tưởng tượng một nhà máy sản xuất thanh sô cô la, và tất cả chúng đều có hương vị hơi khác nhau hoặc thành ba miếng thay vì hai miếng không?
2.3. Luôn ngăn nắp
Các hệ thống cho phép bạn luôn ngăn nắp. Trong một số trường hợp, việc không làm như vậy có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng – ví dụ như hệ thống lập hóa đơn của bạn.
>> Tham khảo: Meta bắt đầu chặn nội dung từ các nhà xuất bản tin tức Canada.
2.4. Quản lý thời gian của bạn
Mặc dù việc thiết lập tất cả những thứ này là một khoản đầu tư lớn về thời gian, nhưng sau khi hoàn thành, bạn sẽ tiết kiệm được hàng giờ trong ngày của mình.
Biết rằng các hệ thống của bạn đang xử lý công việc kinh doanh hàng ngày có nghĩa là bạn ít có khả năng bị kéo đi để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Điều này cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ thực sự quan trọng, các nhiệm vụ tạo ra thu nhập, chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh.
2.5. Phái đoàn
Bàn giao công việc cho người có hệ thống giúp mọi người tham gia dễ dàng hơn nhiều. Nếu ai đó bị ốm bất ngờ, người khác sẽ dễ dàng nhận công việc.
2.6. Dịch vụ khách hàng
Cung cấp cùng một trải nghiệm chất lượng cao hết lần này đến lần khác sẽ khiến khách hàng của bạn quay lại nhiều hơn.
Họ biết những gì mong đợi và vì vậy cảm thấy thoải mái khi kinh doanh với bạn.
Các hệ thống đảm bảo rằng tất cả khách hàng đều được đối xử giống hệt nhau và mọi tranh chấp đều được xử lý theo chính sách nội bộ của bạn.
Tất cả những điều này giúp loại bỏ cảm xúc ra khỏi các tình huống, đặc biệt là liên quan đến việc không thanh toán hoặc khiếu nại.
2.7. Giúp bạn ghi nhớ
Nếu bạn có một hệ thống, bạn sẽ khó quên làm điều gì đó hơn nhiều.
Hãy nghĩ về một email bạn đọc lần cuối vào thứ Sáu, nghĩ rằng bạn sẽ nhận được nó vào tuần sau.
Nhưng đến thứ Hai, bạn quên tất cả về nó và nó nằm trong hộp thư đến của bạn cho đến hết tuần. Chỉ khi khách hàng của bạn đuổi theo bạn, bạn mới nhớ rằng nó thậm chí còn tồn tại.
Tôi chắc rằng tất cả chúng ta đã từng ở đó. Tôi chắc chắn có.
Các hệ thống giúp tránh điều này xảy ra bởi vì một khi đầu vào đến và đưa vào hệ thống có liên quan, nó sẽ ở đúng nơi và quá trình riêng lẻ đó bắt đầu.
2.8. Kế hoạch dài hạn
Bạn có một chiến lược rút lui cho doanh nghiệp của bạn?
Nếu vậy, nó có thể bao gồm cả việc bán nó cho người khác vào một thời điểm nào đó. Nếu đây là trường hợp, thì hệ thống hóa là điều cần thiết.
Việc bán một doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống sẽ dễ dàng hơn nhiều. Việc bàn giao trở nên dễ dàng hơn cho mọi người tham gia.
3. Làm thế nào để bắt đầu với các hệ thống trong kinh doanh SEO của bạn?
Bạn có thể muốn xem đây là một dự án độc lập vì có thể mất một chút thời gian để hệ thống hóa đầy đủ mọi thứ.
Bắt đầu với những thứ lớn, những thứ quan trọng và những thứ sẽ giải phóng nhiều thời gian nhất cho bạn.
Điều này cũng có thể cần đầu tư để cho phép bạn tự động hóa đúng cách một số hệ thống này, điều này sẽ giúp giải phóng nhiều thời gian hơn, vì vậy hãy lập ngân sách trước.
>> Tham khảo: Google Search Console: Chi tiết báo cáo mới Tăng trưởng nội dung.
3.1. Bắt đầu với một và vạch ra hệ thống đó từ đầu đến cuối
Mỗi hệ thống sẽ chứa một số quy trình riêng lẻ. Chúng ta thường thấy các quy trình này được ghi lại dưới dạng quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP).
Tôi khuyên bạn nên có một tài liệu mẫu có tiêu đề, số phiên bản, ngày và số để xác định tài liệu và cách nó phù hợp với hệ thống tổng thể.
Bạn cũng sẽ cần tạo một chỉ mục để bất cứ lúc nào, nếu ai đó cần biết cách làm điều gì đó, họ có thể truy cập ‘kinh thánh’ hệ thống của bạn và tìm chỉ mục có liên quan.
3.2. Thử nghiệm và cải tiến
Khi các quy trình của bạn được viết ra và bản đồ hệ thống được tạo, bạn có thể chuyển sang giai đoạn thử nghiệm và cải tiến.
Kiểm tra nó càng nhiều càng tốt. Việc phá vỡ hệ thống sau đó cho phép bạn tính đến các tình huống khác nhau.
Chuyển các SOP của bạn cho một người hoàn toàn mới đối với các nhiệm vụ liên quan và yêu cầu họ làm theo. Một đôi mắt tinh tường thường có thể phát hiện ra những vấn đề có thể bị bỏ qua.
3.3. Kho lưu trữ
Hiện không có hệ thống lưu trữ trung tâm cho tất cả các tài liệu của bạn? Bây giờ là thời gian để có một.
Bạn có thể thiết lập tài khoản Google Drive, One Drive hoặc Dropbox.
Cho dù bạn sử dụng loại nào, hãy đảm bảo rằng nó được lưu trữ theo cách có ý nghĩa với tên tệp được viết rõ ràng và tiêu đề đơn giản để dễ dàng tìm thấy mọi thứ. Sau đó đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp của bạn có thể truy cập các tệp.
3.4. Đánh giá thường xuyên
Khi bạn đã có hệ thống của mình, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng chúng luôn phù hợp.
Bỏ qua các đánh giá thường xuyên về các hệ thống hiện có bằng cách xem qua chúng từng bước và sửa đổi bất cứ điều gì đã thay đổi.
Tương tự như vậy, lưu trữ bất kỳ thứ gì không còn phù hợp và thêm vào bất kỳ hệ thống mới nào.
Thư mục tài liệu này về cơ bản là hoạt động bên trong doanh nghiệp của bạn, nó sẽ cho mọi người biết chính xác những gì họ cần làm để điều hành doanh nghiệp theo cách của bạn.
Về bản chất, bạn có thể rời khỏi tất cả vào ngày mai và người khác có thể đến, nhận hệ thống và có thể tiếp tục.
4. Hệ thống hóa và phát triển
Tôi là một fan hâm mộ lớn của hệ thống hóa. Tôi tin rằng đó là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ chủ doanh nghiệp nào muốn phát triển.
Điều đó nói rằng, trong khi mọi lĩnh vực kinh doanh của bạn có thể được hệ thống hóa, tôi cũng tin rằng các khách hàng SEO của chúng tôi cũng mua chúng tôi với tư cách là mọi người.
Vì vậy, đừng hoàn toàn đánh mất yếu tố kết nối con người và cá nhân hóa mà bạn cung cấp cho họ.
Một cuộc gọi điện thoại hàng tháng hoặc email được cá nhân hóa sẽ giúp ích rất nhiều trong việc duy trì các mối quan hệ mà bạn đã dày công xây dựng.
