Nội dung thành công là nỗ lực hợp tác giữa thương hiệu và người viết. Giúp người viết thành công bằng cách cung cấp các hướng dẫn viết chi tiết.
Các thương hiệu thường chuyển sang các nhà văn tự do hoặc các đại lý tiếp thị để mở rộng quy mô sản xuất nội dung. Nhưng đó không phải lúc nào cũng là một quá trình suôn sẻ.
Một báo cáo năm 2021 của Semrush chia sẻ rằng các nhóm nội dung thường xuyên phải đối mặt với các vấn đề với các nhà văn thuê ngoài:
- Thiếu kinh nghiệm hoặc kiến thức thực hành (49%).
- Nội dung chất lượng thấp (42%).
- Chỉnh sửa nhiều lần (36%).
- Thiếu nhất quán do cách viết khác nhau (27%).
>> Tham khảo: Cách tối ưu hóa Google Responsive Search Ads.
Những vấn đề này có nghĩa là nhóm nội dung của bạn có nhiều việc phải làm – chỉ là điều bạn không muốn và điều khiến bạn phải thuê ngoài nội dung ngay từ đầu!
Bây giờ, bạn có thể thử tìm một nhà ảo thuật chữ, người có thể xóa tan nỗi lo của bạn và làm cho mọi thứ ổn thỏa. Nhưng không phải lúc nào nó cũng hoạt động theo cách đó – bạn sẽ gặp phải một số thuật sĩ sai lầm ở chỗ này và chỗ khác.
Thay vì để mọi thứ ngẫu nhiên, hãy chuẩn bị hướng dẫn nội dung mà bạn có thể cung cấp cho những người viết thuê bên ngoài để giảm thiểu những thách thức khi làm việc cùng nhau.
1. Nguyên tắc Nội dung 101
Nguyên tắc nội dung (hoặc hướng dẫn viết) đề cập đến các thương hiệu thông tin hoặc nhóm nội dung nội bộ của họ cung cấp cho người viết thuê bên ngoài của họ để sản xuất nội dung được ủy quyền.
Chúng bao gồm hướng dẫn phong cách, thông tin sản phẩm và quyền truy cập vào các công cụ.
Nội dung hướng dẫn chi tiết cung cấp một số lợi ích:
1.1. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Nhà văn có thể là chuyên gia, nhưng họ không thể đọc được suy nghĩ của bạn, đặc biệt nếu họ là người bên ngoài nhóm của bạn.
Bằng cách chia sẻ các chi tiết cần thiết với họ, bạn có thể giảm các bản sửa đổi ở cả hai đầu.
Nói cách khác, hướng dẫn nội dung cung cấp cho người viết một ý tưởng và bối cảnh về những gì bạn muốn và mong đợi từ một phần nội dung trước khi họ bắt đầu bản nháp.
Điều này cho phép họ nhìn thấy mục tiêu trước khi họ cố gắng đạt được một xu hướng tăng và bạn không phải thiết kế lại hướng tổng thể sau bản nháp đầu tiên.
>> Tham khảo: Tự động hóa quy trình tiếp thị doanh nghiệp.
1.2. Khuyến khích sự nhất quán.
Một bản tóm tắt nội dung đảm bảo cả người viết và người biên tập đều ở trên cùng một trang về phong cách, giọng điệu và mục tiêu nội dung.
Đưa công việc của bạn đi đúng hướng: Nội dung hay là kết quả của sự hợp tác giữa thương hiệu và người viết. Bằng cách cung cấp các hướng dẫn viết chi tiết, bạn thực hiện vai trò của mình và cho người viết thấy những gì bạn muốn từ phần nội dung.
1.3. Giúp bạn mở rộng quy mô sản xuất nội dung.
Bộ nguyên tắc viết tiêu chuẩn cho phép bạn phát triển và mở rộng quy mô sản xuất nội dung vì bạn có thể dễ dàng kết hợp thêm nhiều nhà văn và biên tập viên để viết và chỉnh sửa nội dung bằng giọng nói và giọng điệu của thương hiệu của bạn.
Vì vậy, nếu bạn cung cấp nguyên tắc nội dung, vấn đề của bạn đã biến mất?
Không, chỉ điều đó thôi sẽ không cắt đứt được. Kết quả của bạn phụ thuộc vào các chi tiết bạn thêm vào các nguyên tắc nội dung đó.
2. Những gì cần bao gồm trong nguyên tắc nội dung
- Gói chào mừng.
- Quy trình biên tập.
- Hướng dẫn phong cách thương hiệu.
- Hướng dẫn trực quan.
- Nội dung ngắn gọn.
- Chi tiết Persona.
- Thông tin sản phẩm.
- Tài nguyên của ngành.
Một lần nữa, các nhà văn bên ngoài không thể đọc được suy nghĩ của bạn.
Họ không phải là một phần của các cuộc họp nhóm hàng ngày của bạn. Để bù đắp khoảng trống này, bạn phải cung cấp các hướng dẫn chi tiết về nội dung.
2.1. Gói Chào mừng
Khi bạn bắt đầu làm việc với những người viết mới, hãy cung cấp cho họ một gói thông tin chào mừng bao gồm tất cả các thông tin chi tiết mà họ cần biết để tạo nội dung cho bạn, bao gồm:
- Thương hiệu của bạn và đề xuất giá trị của nó.
- Mục tiêu nội dung của bạn.
- Các chủ đề bạn thường viết.
- Câu hỏi thường gặp về làm việc với bạn.
- Những người trong nhóm của bạn mà người viết có thể liên hệ để biết các câu hỏi về nội dung và thanh toán.
Gói chào mừng của bạn sẽ giúp giới thiệu những người viết mới và đưa họ đi đúng hướng.
Nhưng bạn vẫn cần nhiều hướng dẫn hơn để bao gồm các chi tiết hàng ngày.
>> Tham khảo: Mọi thứ bạn cần biết về TikTok mua sắm.
2.2. Quy trình biên tập
Quy trình biên tập nêu chi tiết những gì người viết nên giải quyết thường xuyên – quy trình làm việc nội dung của thương hiệu bạn.
Nó xác định thời gian dự kiến cho mỗi hành động sau khi cả hai bên đã ký thỏa thuận.
Quá trình viết chắc chắn có thể thay đổi theo từng trường hợp, nhưng tốt nhất là đặt kỳ vọng với người viết về những gì xảy ra trước, trong và sau khi họ nộp bản nháp.
3. Hướng dẫn phong cách thương hiệu
Nếu có một hướng dẫn viết lách mà bạn đưa ra cho người viết thì đó chính là hướng dẫn về phong cách.
Hướng dẫn phong cách bao gồm những điều nên làm và không nên viết cho thương hiệu của bạn. Nó cung cấp định hướng cho các nhóm nội dung nội bộ và thuê ngoài và đảm bảo nội dung của bạn nhất quán với đặc điểm thương hiệu.
Sự nhất quán này nâng cao trải nghiệm của khách hàng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.
Sau nhiều năm làm việc như một nhà văn tự do, tôi chuyển sang mô hình công ty nội dung.
Một trong những điều đầu tiên tôi làm để thiết lập đại lý của mình thành công là tạo Hướng dẫn phong cách cho người viết blog – một tài liệu trình bày chi tiết các phương pháp hay nhất của tôi từ nhiều năm kinh nghiệm làm việc với các khách hàng khác nhau.
Nó giúp người viết nắm bắt được giọng nói và giai điệu mà The Blogsmith được biết đến và cung cấp cho các biên tập viên một tiêu chuẩn đơn giản để chỉnh sửa nội dung.
Hướng dẫn phong cách bao gồm:
- Ngữ pháp (giọng chủ động so với giọng bị động).
- Yêu cầu về kiểu dáng và định dạng.
- Giọng điệu (đối thoại hoặc trang trọng).
- Tùy chọn dấu câu (dấu phẩy oxford hoặc không).
- Cách sử dụng từ (sử dụng từ viết tắt, ngôn ngữ bao hàm hoặc biệt ngữ).
- Tùy chọn chính tả (ví dụ: thương mại điện tử so với thương mại điện tử).
- Quan điểm hoặc cách sử dụng đại từ (ngôi thứ nhất hoặc ngôi thứ hai).
- Trích dẫn.
Nếu bạn không có tài liệu hướng dẫn về kiểu, thì Sổ định kiểu của Associated Press (AP) sẽ đóng vai trò là cơ sở tốt.
4. Hướng dẫn trực quan
Hầu hết các thương hiệu bao gồm các hướng dẫn trực quan trong hướng dẫn phong cách của họ, nhưng một số lại thích giữ chúng riêng biệt.
Dù là gì đi nữa, hướng dẫn về hình ảnh là một phần bắt buộc phải có trong nguyên tắc nội dung của bạn, vì hình ảnh thương hiệu ảnh hưởng đến khía cạnh văn bản của việc tạo nội dung.
Chưa kể, các hướng dẫn trực quan đảm bảo đầu ra nhất quán nếu bạn thuê ngoài đồ họa của mình.
Đảm bảo đưa những điều sau vào hướng dẫn trực quan của bạn:
4.1. Chỉ đường bằng hình ảnh
Bao gồm mọi thứ mà nhà văn và nhà thiết kế đồ họa cần biết về việc tạo hoặc chọn hình ảnh cho trang web của bạn, chẳng hạn như: ghi nhận tác giả, hình ảnh nổi bật, hình ảnh tùy chỉnh so với ảnh gốc, văn bản so với không có văn bản trong hình ảnh nổi bật.
4.2. Các định dạng ưa thích
Chia sẻ các định dạng mà bạn thích cho hình ảnh và video, chẳng hạn như .PNG, .JPEG hoặc .webP.
4.3. Độ phân giải và kích thước hình ảnh
Chia sẻ độ phân giải hình ảnh ưa thích và kích thước tệp của bạn. Ví dụ: tốt hơn là giới hạn kích thước tệp của hình ảnh ở 250–300 KB để tải chúng nhanh chóng trên trang web của bạn và đạt điểm cao hơn trong Core Web Vitals.
4.4. Màu sắc
Bao gồm bảng thương hiệu và mã màu Hex, RGB, CMYK và Pantone để tính cho in so với kỹ thuật số (v.v.). Bạn cũng có thể bao gồm mục đích của từng màu (ví dụ: chính so với trọng âm, tiêu đề so với nội dung nội dung, v.v.).
4.5. Phông chữ
Bao gồm các phông chữ bạn sử dụng cho các mục đích khác nhau. Ví dụ: Kinsta sử dụng Brandon Text cho tiêu đề và Roboto cho nội dung.
4.6. Biểu trưng và biểu tượng
Bao gồm tất cả các phiên bản logo của bạn và các trường hợp sử dụng thích hợp của chúng.
Bạn có thể chia sẻ hướng dẫn trực quan của mình trên trang web của bạn để các dịch giả tự do và các đại lý tham khảo – như Kinsta.
5. Tóm tắt nội dung
Tóm tắt nội dung là một hướng dẫn viết lách mà các nhà văn tự do có thể làm theo khi tạo một phần nội dung cụ thể cho công ty của bạn.
So với các nguyên tắc nội dung khác trong danh sách, nội dung tóm tắt khác nhau về các chủ đề tùy thuộc vào nhiệm vụ – nhưng chúng rất cần thiết để tạo ra một phần nội dung xuất sắc.
Nội dung tóm tắt phải bao gồm các thông tin cơ bản, chẳng hạn như:
- Tên khách hàng.
- Chủ đề.
- Số từ.
- Loại bài viết (bài đăng trên blog, nghiên cứu điển hình hoặc sách trắng).
- Tỷ lệ.
- Ngày đáo hạn.
Các bản tóm tắt chi tiết hơn cũng bao gồm thông tin bổ sung cung cấp cho người viết bối cảnh, như:
5.1. Đối tượng dự định
Bạn đang viết nội dung cho ai?
Thêm đối tượng dự định của bạn là rất quan trọng, đặc biệt nếu bạn có nhiều đối tượng mục tiêu.
Nó cho biết góc bạn sẽ chụp.
Ví dụ: nội dung dành cho giám đốc điều hành C-suite khác với nội dung nhắm mục tiêu đến nhân viên cấp thấp.
Mặc dù một số chi tiết ngắn gọn về nội dung như đối thủ cạnh tranh có thể được sử dụng lại, nhưng đối tượng dự kiến và mục tiêu nội dung có thể khác nhau giữa các phần.
Tốt nhất là điền vào tất cả các thông tin bất kể thông tin đó có khác nhau hay không để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều gì.
>> Tham khảo: Google Tin tức ra mắt thiết kế mới trên desktop.
5.2. Mục tiêu và Mục tiêu Nội dung
Mục đích của việc tạo phần nội dung là gì?
Một người trong ma trận tiếp thị nội dung gợi ý rằng bốn mục đích chính của nội dung là giáo dục, giải trí, truyền cảm hứng và thuyết phục.
Dù mục tiêu nội dung là gì, hãy chia sẻ điều đó với người viết.
Rõ ràng về mục tiêu và mục tiêu nội dung của bạn cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc nghiên cứu từ khóa, xác định mục đích tìm kiếm và phát triển lời kêu gọi hành động (CTA) có liên quan cho bài đăng.
Ngoài ra, bạn có thể thêm một đoạn tóm tắt ngắn làm nổi bật những điểm quan trọng mà bạn muốn trong bài viết hoặc cung cấp cho người viết một dàn ý gợi ý.
5.3. Nghiên cứu từ khóa
Nếu bạn đang tạo nội dung SEO, hãy bao gồm các từ khóa chính mà bạn đang cố gắng tối ưu hóa và hướng dẫn hoặc các phương pháp hay nhất.
Ví dụ: bạn có thể yêu cầu người viết bao gồm:
- Từ khóa chính trong tiêu đề và trong vòng 100 từ đầu tiên.
- Các từ khóa có khối lượng lớn trong các tiêu đề phụ.
- Các từ khóa có khối lượng thấp trong các đoạn văn.
Thông thường, nhà văn hoặc cơ quan của bạn sẽ cung cấp thông tin này. Nhưng bạn vẫn nên lập kế hoạch để xem xét và thông qua nó, vì vậy mọi người đều ở cùng một trang trước khi soạn thảo.
5.4. Đối thủ cạnh tranh
Bao gồm các đối thủ cạnh tranh và các blog xếp hạng hàng đầu để giúp người viết đánh giá nội dung.
Nó cho phép người viết quan sát những gì các thương hiệu khác đã làm tốt và cách họ giải quyết vấn đề.
Chưa kể, nó giúp họ xác định thông tin còn thiếu để lập chiến lược làm thế nào để làm cho nội dung của bạn nổi bật.
6. Thông tin chi tiết về Persona
Tính cách người mua đại diện cho đối tượng mục tiêu ở các giai đoạn khác nhau trong hành trình của người mua.
Đưa thông tin này vào nguyên tắc nội dung của bạn giúp người viết có hình dung tốt hơn về những gì khách hàng của bạn muốn và cần. Họ có thể lấp đầy khoảng trống và điều chỉnh thông điệp cho phù hợp với từng cá nhân.
Nếu bạn chưa có cơ hội xác định tính cách của mình, thì công cụ Make My Persona của HubSpot là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.
>> Tham khảo: Cách tính tổng thị trường (TAM) cho SEO.
7. Thông tin sản phẩm
Nếu bạn đang yêu cầu các nhà văn tự do tạo nội dung hướng đến sản phẩm, hãy cung cấp cho họ những công cụ cần thiết để thành công như:
Một tài khoản giả mà họ có thể sử dụng và chụp ảnh màn hình để làm hướng dẫn.
Các nghiên cứu điển hình cho thấy khách hàng đã sử dụng sản phẩm của bạn và đạt được kết quả như thế nào.
Cơ hội phỏng vấn các doanh nghiệp vừa và nhỏ (chuyên gia chủ đề) về sản phẩm.
Nói cách khác, người viết nên biết đủ về công cụ và vấn đề mà nó giải quyết để giải quyết các điểm khó khăn của khách hàng và khiến họ chuyển đổi.
8. Kiến thức ngành
Đối với nội dung lãnh đạo tư tưởng, hãy cung cấp cho người viết quyền truy cập thông tin từ các nhà lãnh đạo tư tưởng trong ngành và các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Theo phép lịch sự, trước khi bạn cung cấp cho người viết thông tin chi tiết về một SME mà họ có thể liên hệ, hãy cho SME biết một nhà văn sẽ liên hệ để sắp xếp một cuộc phỏng vấn.
Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể không thoải mái khi nói chuyện với người khác (hoặc quá bận rộn để sắp xếp thời gian cụ thể cho một cuộc phỏng vấn trực tiếp), vì vậy, hãy cho họ tùy chọn thực hiện một cuộc phỏng vấn thông qua cuộc họp, trao đổi email hoặc phản hồi video hoặc âm thanh được ghi âm trước.
Tạo sự thuận tiện cho cả hai bên để có được thông tin họ cần.