Nếu bạn đang ở một đại lý cấp trung chuyển sang không gian doanh nghiệp-khách hàng – dù đang dần dần hay với tốc độ chóng mặt – bạn có thể đã nhận ra rằng bạn sẽ cần nhiều quy trình quy trình làm việc tự động nhất có thể. Khái niệm tự động hóa quy trình tiếp thị đang dần được áp dụng phổ biến. Bạn thậm chí có thể xem xét các công cụ bán hàng tự động như Zendesk, giúp loại bỏ 45% công việc tẻ nhạt khỏi con người.
Thực hiện SEO hoặc PPC cho một số ít khách hàng nhỏ hơn có thể đủ thách thức, đặc biệt nếu bạn đang thực hiện nhiều tác vụ của họ theo cách thủ công. Tuy nhiên, với khách hàng cấp doanh nghiệp, bạn không còn đủ khả năng để tiếp cận mọi thứ theo cách thủ công nữa. Bạn sẽ cần tự động hóa quy trình làm việc của mình.
Bài đăng này dành cho người mới bắt đầu và không phải là bài đăng đầy đủ về các công cụ quy trình làm việc tự động tiếp thị kỹ thuật số tốt nhất hiện có. Mục tiêu của tôi ở đây là giúp bạn suy nghĩ về những cách tốt nhất để tiếp cận tự động hóa quy trình làm việc khi bạn bắt đầu chọn khách hàng doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Google Ads khiến quá trình tự động hóa dễ dàng hơn.
Có rất nhiều lĩnh vực trong tiếp thị kỹ thuật số nơi bạn có thể tự động hóa một quy trình và giải phóng thời gian cho những việc khác.
1. Suy nghĩ về tự động hóa quy trình làm việc: Mục tiêu của bạn
Giống như rất nhiều quy trình trong cuộc sống đại lý, điểm khởi đầu tốt nhất với tự động hóa quy trình làm việc là biết bạn đang cố gắng đạt được điều gì: Mục tiêu của bạn.
Mục đích của việc tự động hóa mọi thứ là tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Mọi người đều muốn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, và tự động hóa một quy trình sẽ làm cho quy trình đó hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, các mục tiêu cho tự động hóa quy trình làm việc cấp doanh nghiệp vẫn sẽ khác nhau về chi tiết cụ thể cho từng cơ quan.
Ví dụ: có thể đại lý của bạn tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng liên kết hơn bất kỳ nhiệm vụ SEO tại chỗ nào.
Trong trường hợp đó, bạn sẽ cần nhiều cơ sở hạ tầng để theo dõi và kiểm tra các liên kết ngược và cơ quan quản lý miền của khách hàng hơn bất kỳ thứ gì khác.
Nếu các liên kết ngược là thịt và khoai tây của bạn và bạn cần làm cho quá trình đó hiệu quả nhất có thể, thì có thể xem xét nâng cấp (hoặc nhận lần đầu tiên) kế hoạch của bạn bằng một công cụ tạo liên kết ngược hữu ích như Majestic, Semrush hoặc Ahrefs.
Chắc chắn, bạn hầu như luôn trả nhiều tiền hơn để tăng khả năng tự động hóa công việc như giám sát, nhưng bạn tiết kiệm được gì trong thời gian của nhân viên và nguồn lực của công ty?
Giả sử đại lý của bạn đang thâm nhập vào không gian doanh nghiệp và tự coi mình là yếu kém khi kết thúc báo cáo. Bạn chỉ không thích cơ sở hạ tầng và cảm thấy khách hàng doanh nghiệp của bạn xứng đáng nhận được nhiều hơn.
Bạn phải tự hỏi mình, “Tôi có cảm thấy rằng một công cụ tự động hóa như Google Data Studio có thể giúp tôi ở đây không?”
Theo kinh nghiệm, Data Studio là một trong những trang tổng quan báo cáo phù hợp nhất của tôi, nhưng đừng chỉ nói vậy.
Có các sản phẩm bảng điều khiển báo cáo khác cho việc này, chẳng hạn như Databox hoặc Geckoboard.
>> Tham khảo: Số lượng từ có thực sự quan trọng đối với nội dung SEO không?
Dù bạn đang làm gì, lời khuyên tổng thể của tôi cho những người mới bắt đầu với tự động hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp là trước tiên hãy xác định mục tiêu của bạn.
Cho dù đó là quy trình giám sát trang web, phân nhóm từ khóa hay báo cáo nội dung hiệu quả hơn, bạn cần biết mình đang theo đuổi điều gì.
Những mục tiêu đó sẽ dẫn bạn đi đúng hướng, tức là đến việc lựa chọn các công cụ cung cấp những gì bạn cần.
Những thứ đó thường bao gồm những gì?
- Biểu diễn chính xác dữ liệu.
- Nhiệm vụ (với người được giao và khả năng thiết lập lại).
- Giao tiếp thành viên trong nhóm.
- Khả năng mở rộng quy mô.
- Các tính năng có thể tùy chỉnh.
Hãy tin tưởng tôi khi tôi nói với bạn rằng một khi bạn có những tính năng tự động này trong quy trình làm việc của mình, bạn sẽ không muốn thiếu chúng.
2. Tiến hành một cách thận trọng: Giới thiệu Tự động hóa trong nội bộ
Nếu đại lý của bạn đã cố gắng và làm mọi thứ chủ yếu theo cách thủ công trong vài năm qua, tôi có thể nói với bạn rằng những thay đổi trong quy trình bán buôn có thể khó nuốt đối với một số đội. Tự động hóa dần các tác vụ thủ công có thể đem đến một bước đột phá về năng suất làm việc.
Bạn đang thực hiện một quy trình hoạt động hiệu quả và đưa ra các thay đổi ở cấp độ tế bào đối với quy trình đó.
Lập luận cho rằng sự thay đổi này là cần thiết vì hiện tại bạn đang ở trong không gian doanh nghiệp.
Dữ liệu nhiều hơn, quy trình làm việc phức tạp hơn và các yêu cầu khắt khe hơn.
Nhưng có một số điều cần xem xét ở đây:
- Công cụ tự động hóa mà bạn chọn cuối cùng phải là công cụ tốt nhất cho đại lý của bạn trong số tất cả các tùy chọn; đừng thỏa hiệp ở đây.
- Toàn bộ nhóm phải học một công cụ hoặc quy trình mới, điều này mất thời gian và dẫn đến sai sót.
- Bạn có thể gặp phải sự phản kháng thực sự từ một số thành viên trong nhóm, những người thích cách làm cũ.
Trước hết, luôn tốt nếu bạn thực hiện dần dần những thay đổi như thế này.
Xem demo sản phẩm, dùng thử miễn phí và so sánh tất cả các công cụ quy trình làm việc tự động mà bạn đang xem xét.
Về hai điểm còn lại – liên quan đến lỗi đồng đội và phản kháng cá nhân – bạn có thể mong đợi những trở ngại đó phát sinh.
Giải pháp?
Đừng thực hiện tất cả những thay đổi bán buôn đó trong một lần.
Tìm ra cách để tham gia vào quy trình hiện tại của bạn và tự động hóa nó bằng phần mềm mới. Thử nghiệm một số thứ trong môi trường đặt cược thấp, thậm chí có thể cho trang web của đại lý của riêng bạn.
Còn nơi nào tốt hơn để nhóm của bạn học những kiến thức cơ bản và sửa chữa tất cả những sai lầm của họ?
Sau khi nhóm của bạn vượt qua rào cản mới bằng cách tìm ra điều gì đó và làm cho nó hiệu quả, hãy giới thiệu quy trình tự động đó rộng rãi hơn trong đại lý của bạn.
Quá trình này có thể chậm hơn bạn muốn, nhưng khách hàng doanh nghiệp của bạn xứng đáng nhận được các quy trình được tối ưu hóa về SEO, phương tiện trả phí của họ hoặc bất kỳ dịch vụ quy mô lớn nào khác mà họ nhận được từ bạn.
Ngoài ra, tốt hơn hết là bạn nên xem thời gian giới thiệu này như một khoản đầu tư hơn bất kỳ thứ gì khác.
>> Tham khảo: Twitter làm rõ chính sách nội dung trùng lặp.
Bây giờ bạn đang dành thời gian và tiền bạc để có được công cụ tự động hóa quy trình làm việc này và đào tạo nhóm của bạn cách sử dụng nó.
Kết quả sẽ là một đại lý sử dụng công cụ tự động hóa để cung cấp một sản phẩm được sắp xếp hợp lý hơn cho khách hàng doanh nghiệp của mình.
Tôi không thể tưởng tượng bạn có thể muốn gì khác!
3. Đang tiến hành tự giám sát: Theo dõi khoản tiết kiệm của bạn
Lý tưởng nhất là bạn sẽ bắt đầu thu được khoản tiết kiệm từ bất kỳ công cụ quy trình làm việc tự động nào mà bạn nhận được.
Những khoản tiết kiệm đó sẽ không chỉ là những gì bạn có thể mang lại cho khách hàng cấp doanh nghiệp của mình và bạn sẽ khiến họ hài lòng hơn bao nhiêu.
Số tiền tiết kiệm được cũng nằm ở việc bạn được hưởng lợi như thế nào với tư cách là một đại lý.
Đã từng chứng kiến nhiều cuộc chuyển đổi đại lý từ cấp trung bình sang cấp doanh nghiệp, tôi có thể nói với bạn rằng việc giới thiệu công cụ quy trình làm việc tự động không đảm bảo bạn sẽ tiết kiệm được tài nguyên.
Bạn phải thông minh về nó và kiểm tra mọi chi phí liên quan đến kết quả công việc của bạn. So sánh dữ liệu từ trước công cụ và sau nó.
Nó có thể không phải lúc nào cũng đơn giản như bạn nghĩ.
Ví dụ: bạn có thể giả định rằng việc đưa quy trình tự động vào quy trình làm việc của mình sẽ cho phép bạn duy trì ít nhân viên hơn để giám sát các phần công việc đó.
Bạn có thể đúng về điều đó trong nhiều hoặc hầu hết các trường hợp.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng doanh nghiệp nhận được công việc quá lớn và phức tạp đến mức đòi hỏi nhiều người thuê hơn?
Và điều gì sẽ xảy ra nếu những người thuê đó có giá cao hơn những gì bạn tiết kiệm được từ việc tự động hóa quy trình làm việc của mình?
Tất nhiên, bạn vẫn đang kiếm được một người giữ chân cấp doanh nghiệp, vì vậy có thể mọi thứ cuối cùng cũng ổn thỏa.
Hãy xem xét những vấn đề này khi bạn chuẩn bị và cuối cùng triển khai quy trình làm việc tự động cho khách hàng doanh nghiệp của bạn.
>> Tham khảo: Dữ liệu đang định hình lại SEO & Digital Marketer.
Ngoài ra còn có những lỗi bạn sẽ gặp phải mà không ai có thể đoán trước được.
Ví dụ: nếu bạn triển khai công cụ tự động hóa theo dõi liên kết ngược cho một khách hàng có 60.000 liên kết ngược, có thể nó hoạt động tốt trong một thời gian, nhưng sau đó bạn phát hiện ra rằng mình có thể làm cho việc giám sát vẫn hiệu quả hơn.
Bạn sẽ có những cơ hội và lựa chọn đó.
4. Học khi bạn tiếp tục
Vì mục tiêu của tôi khi viết bài này là để giúp đỡ những người mới bắt đầu với tự động hóa quy trình làm việc trong không gian doanh nghiệp, tôi muốn đề cập đến mọi tình huống có thể xảy ra mà bạn có thể gặp phải khi thực hiện.
Tuy nhiên, bạn sẽ gặp phải vấn đề khi bạn tiến bộ trên con đường này. Khách hàng doanh nghiệp yêu cầu rất nhiều ở bạn.
Bạn không thể lập kế hoạch cho tất cả.
Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng cách tiếp cận từng chút một sẽ mang lại hiệu quả tuyệt vời cho bạn.
Hãy thử một cái gì đó trước khi mở rộng nó.
Đó thường là con đường dẫn đến thành công đối với tôi, và nó cũng có thể là đối với bạn.