Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là gì?

Khám phá lý do tại sao CMS lại quan trọng và cách thức hoạt động của nó để giúp bạn cập nhật, duy trì, tạo và quản lý nội dung của riêng mình.

Nếu bạn chưa quen với web, trong vai trò kỹ thuật số hoặc đang hiện đại hóa sự hiện diện trực tuyến của doanh nghiệp mình, bạn có thể nghe thấy rất nhiều từ viết tắt và biệt ngữ.

Hệ thống quản lý nội dung (hoặc CMS) được nói đến thường xuyên và đã trở thành một khía cạnh tiêu chuẩn của hầu hết các trang web.

>> Tham khảo: Apple cung cấp các vị trí đặt quảng cáo mới trong App Store.

Tôi đã làm việc trong không gian kỹ thuật số kể từ những ngày đầu quản lý nội dung – và thậm chí trước khi có thông lệ tiêu chuẩn – vì vậy tôi rất vui được chia sẻ thông tin chi tiết dá»±a trên vị trí của chúng tôi trong thời điểm hiện tại.

Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích CMS là gì, tầm quan trọng của nó, cách chúng hoạt động, các loại hệ thống quản lý nội dung khác nhau và cách cân nhắc các tùy chọn tốt nhất cho bạn.

1. CMS là gì?

Hệ thống quản lý nội dung là một chức năng cho phép người dùng quản trị cập nhật, duy trì, tạo và quản lý nội dung của riêng họ mà không cần phải nhập mã hoặc nhờ nhà phát triển làm điều đó cho họ.

Thông thường, để truy cập chức năng CMS, người dùng quản trị sẽ có một trang hoặc khu vực đăng nhập riêng để xác thực và điều hướng đến menu hoặc cổng thông tin riêng biệt có các tùy chọn cho nội dung cụ thể có thể được chỉnh sửa.

Có một số loại nền tảng CMS và cách thức mà nó có thể xem xét. Tôi sẽ xem xét một số hệ thống tốt nhất để bạn xem xét sau.

Bất kể hệ thống tùy chỉnh hoặc tiêu chuẩn hóa đến mức nào, hạn chế hoặc mạnh mẽ đến mức nào, khả năng quản lý trang web của bạn và kiểm soát nội dung mà không cần mã hóa là rất mạnh mẽ và có thể rất quan trọng trong cách bạn quản lý sự hiện diện trên web của mình.

2. Tại sao CMS lại quan trọng?

Hệ thống quản lý nội dung là một thứ mạnh mẽ giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức khi có thể thêm và cập nhật văn bản, hình ảnh, video, trang cũng như các phần tử và cấu trúc trang quan trọng vào trang web của bạn.

Điều cần thiết là bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ bạn cần trong trang web của mình.

Ngay cả trong môi trường công ty hoặc các ngành yêu cầu đánh giá, phê duyệt tuân thủ và các bước khác đối với nội dung cụ thể trước khi nó xuất hiện trực tuyến, CMS có thể rất hữu ích với các bước được tích hợp sẵn đó.

3. CMS hoạt động như thế nào?

Ở cấp độ cao nhất, CMS hoạt động bằng cách cung cấp cho bạn sức mạnh để tác động đến nội dung trực tiếp trên trang web của bạn thông qua các hộp trình chỉnh sửa, tùy chọn tải lên và các tính năng hậu trường khác.

Khi bạn chỉnh sửa văn bản, bạn sẽ làm như vậy trong hộp trình chỉnh sửa thường có chức năng tương tự như một chương trình như Microsoft Word. Một số hệ thống có nhiều điều khiển và tùy chọn hơn những hệ thống khác.

Cho dù bạn đang chỉnh sửa văn bản, tải lên hình ảnh hay tạo trang, bạn đang thực hiện điều đó thông qua các điều khiển thân thiện với người dùng trong quản trị viên để thực hiện các chỉnh sửa trong cơ sở dữ liệu trang web và cho phép bạn xuất bản chúng lên trang web trực tiếp.

Điều này thay thế cho việc yêu cầu một nhà phát triển web thực hiện các chỉnh sửa trực tiếp trong mã.

Trong một số trường hợp, nếu bạn không có các quyền kiểm soát bạn muốn hoặc cần, bạn có thể yêu cầu nhà phát triển của bạn hoặc chính nền tảng thêm chúng vào.

>> Tham khảo: Mở rộng khách hàng tiềm năng B2B với quảng cáo khám phá.

Trong các trường hợp khác, bạn có thể gặp các hạn chế của CMS và có thể cần phải xem xét các tùy chọn khác để chuyển sang nền tảng phù hợp cho trang web của bạn nói chung.

4. Có bao nhiêu loại hệ thống quản lý nội dung?

Các loại hệ thống quản lý nội dung bao gồm:

• Nội dung các trang web.
• Tập trung vào blog.
• ThÆ°Æ¡ng mại điện tá»­ & giỏ hàng.
• Phi lợi nhuận.
• Tập trung vào chức năng cụ thể & cụ thể theo ngành (ví dụ: quyên góp, bán vé, cổng thông tin khách hàng, v.v.).
• Học tập và phát triển trá»±c tuyến.
• Mã nguồn mở.
• Sở hữu độc quyền.
• Chức năng & được xây dá»±ng tùy chỉnh.

Tùy thuộc vào loại nội dung bạn muốn trang web của mình làm nổi bật, mức độ bảo mật bạn cần, mức độ tích hợp trang web của bạn cần được tích hợp với các hệ thống back-end để thực hiện hoặc tiếp cận khách hàng (ví dụ: ngân hàng trực tuyến) hoặc mức độ linh hoạt mà bạn muốn nội dung bạn quản lý, bạn có các tùy chọn để tìm công nghệ và nền tảng CMS phù hợp.

Ngoài ra, có các hệ thống quản lý nội dung dựa trên công nghệ hoặc nền tảng mã nguồn mở (WordPress, Drupal, v.v.), những hệ thống được xây dựng trên nền tảng đóng hoặc các sản phẩm dựa trên SaaS (Shopify, Wix, Squarespace, v.v.) và các cơ hội để có CMS tùy chỉnh của riêng bạn được xây dựng.

5. Hệ thống quản lý nội dung phổ biến

Hệ thống quản lý nội dung đang được sử dụng bởi khoảng 796 triệu trang web.

10 CMS hàng đầu theo thị phần trên toàn cầu bao gồm:

• WordPress
• Shopify
• Wix
• Squarespace
• Joomla
• Drupal
• Blogger
• Bitrix
• Magento
• Webflow

Lưu ý rằng khoảng hai phần ba tất cả các trang web sử dụng CMS.

Chỉ riêng điều này đã xác nhận tầm quan trọng của CMS đối với rất nhiều doanh nghiệp và tổ chức trên khắp thế giới.

>> Tham khảo: Cá nhân hóa nội dung là gì?

6. Tính năng CMS

Có một số tính năng quản lý nội dung cụ thể là lý do chính khiến CMS có giá trị như vậy, bao gồm:

• Tạo các trang.
• Quản lý điều hướng.
• Chỉnh sá»­a văn bản.
• Tải lên và quản lý hình ảnh.
• Tải lên và quản lý nội dung video.
• Quản lý thông tin sản phẩm.
• Các hình thức liên hệ.
• Nội dung blog.
• Quản lý phong cách và chủ đề.
• Công cụ phân tích và báo cáo.
• Trang tổng quan.
• SEO và các công cụ tiếp thị.
• Tích hợp.
• Nội dung dàn dá»±ng.
• Các quy trình phê duyệt.
• Nội dung riêng tÆ°.
• Bảo mật và hỗ trợ của bên thứ ba.

Tùy thuộc vào mức độ ưu tiên lớn nhất dành cho nhu cầu quản lý nội dung của bạn và bản chất tùy chỉnh của những nhu cầu đó, bạn có thể ưu tiên một số yếu tố hơn những yếu tố khác.

>> Tham khảo: Instagram ra mắt những cách mới để người sáng tạo kiếm doanh thu.

7. Bạn nên xây dựng một CMS từ Scratch hay sử dụng một hệ thống phổ biến?

Hơn hai mươi năm trước, các tùy chọn của bạn sẽ bị hạn chế và có thể bạn sẽ xem CMS tùy chỉnh là tùy chọn tốt nhất (hoặc duy nhất) của mình.

Sự bùng nổ của các lựa chọn và tỷ lệ chấp nhận các hệ thống quản lý nội dung đã chuyển quyết định từ “nếu” sang “loại nào” khi lập kế hoạch CMS.

Trong nhiều trường hợp, CMS nguồn mở là tốt nhất cho các trang web nội dung, trang web mua sắm và những trang web không cần mức độ tùy chỉnh bất thường.

Ngay cả CMS mã nguồn mở cũng có thể cung cấp rất nhiều tùy chọn để tùy chỉnh thông qua các plugin hoặc mã tùy chỉnh để tạo ra các tính năng, chức năng và tích hợp cần thiết.

Tuy nhiên, nếu bạn có sản phẩm, dịch vụ hoặc ứng dụng dựa trên web rất độc đáo, bạn có thể thích hợp nhất để tạo CMS tùy chỉnh.

Các lý do có thể bao gồm việc thiếu công nghệ nguồn mở cần thiết đang tồn tại, nhu cầu tích hợp duy nhất, các tính năng của khách hàng hoặc người dùng duy nhất hoặc nhu cầu giới hạn quyền truy cập và có hệ thống đóng vì lý do bảo mật.

8. Những thách thức mà các công ty phải đối mặt với CMS

CMS thuộc tất cả các loại (giống như hầu hết các trang web hoặc giao diện kết nối web) yêu cầu giám sát và hành động cụ thể để duy trì một trang web an toàn.

Mã tùy chỉnh và CMS có thể có rủi ro về mã và cơ sở dữ liệu nếu không được cập nhật và duy trì để tránh bất kỳ lỗ hổng đã biết nào.

CMS nguồn mở có thể có khả năng hiển thị tương tự với các lõi, plugin và phiên bản CMS đã lỗi thời và không có sự giám sát thích hợp để đảm bảo các phiên bản được cập nhật và được vá ngay lập tức khi có thể.

Ngoài bảo mật, còn có thách thức tiềm ẩn là có quá nhiều plugin, tiện ích mở rộng hoặc tiện ích bổ sung để quản lý đúng cách. Ví dụ: thay đổi cài đặt trong một plugin có thể phá vỡ một cái gì đó ở nơi khác trên trang web.

Có thể là một thách thức để QA đúng cách và quản lý các plugin và các khía cạnh của bên thứ ba của CMS.

Ngoài ra, đôi khi có thể khó mở rộng quy mô trên CMS. Thông thường, việc xây dá»±ng một tính năng mới yêu cầu xóa các plugin và mã cÅ© và xây dá»±ng lại – hoặc có nguy cÆ¡ xảy ra xung đột và không thể hoàn toàn có được thứ gì đó hoạt động nhÆ° mong muốn.

9. Hệ thống quản lý nội dung tốt nhất

Thật khó để tôi có thể nói cho bạn một cách khách quan về CMS tốt nhất là gì.

Như tôi đã lưu ý trước đó, mục tiêu và mong muốn của tôi đối với bạn là tìm ra cái tốt nhất cho nhu cầu hiện diện và nội dung trực tuyến của bạn.

CMS phổ biến nhất trên thế giới là WordPress. Đó là công nghệ yêu thích của tôi và là công nghệ chính mà nhóm của tôi sử dụng để xây dựng trang web, vì vậy bạn có thể lưu ý rằng nếu bạn không đồng ý hoặc cho rằng tôi thiên vị.

Những gì chúng tôi đã tìm thấy với WordPress là nó đủ mạnh để thực hiện hầu hết mọi thứ chúng tôi cần.

Tuy nhiên, nó thân thiện với người dùng, cho phép thực hiện tất cả các tối ưu hóa SEO mà chúng ta cần trong nó và có thể được tích hợp với một loạt các công nghệ khác. Nó có trần cao hơn các nền tảng như Squarespace, Wix và các hệ thống quản lý nội dung cơ bản hơn.

Tuy nhiên, có một nÆ¡i dành cho các hệ thống nhẹ hÆ¡n – giống nhÆ° có một nÆ¡i dành cho các hệ thống nặng hÆ¡n và doanh nghiệp hÆ¡n.

>> Tham khảo: Cách tối ưu hóa nội dung thống kê để thu hút backlink.

Mặc dù WordPress rất tốt cho thương mại điện tử với WooCommerce, nhưng có một số trường hợp được thực hiện để một số công ty sử dụng CMS thương mại điện tử khác, như Magento hoặc một nền tảng nhẹ hơn / dễ sử dụng hơn như Shopify.

Một lần nữa, CMS “tốt nhất” là chủ quan. Bạn sẽ muốn xác định sá»± phù hợp phù hợp về các tính năng, chức năng, khả năng mở rộng, dễ sá»­ dụng và chi phí cho bạn và nhu cầu hiện diện kỹ thuật số của bạn.

Cuối cùng, bạn cần cân nhắc các yếu tố cụ thể liên quan đến tình huống của mình:

• CMS được hỗ trợ / cập nhật tốt nhÆ° thế nào (đối với mã nguồn mở hoặc cách bạn xá»­ lý đối với tùy chỉnh).
• Số lượng plugin hoặc tiện ích mở rộng có sẵn và / hoặc bạn cần quản lý.
• Được lÆ°u trữ so với tá»± lÆ°u trữ.
• Chi phí giấy phép, lÆ°u trữ, quản lý và bảo trì liên tục tổng thể, cả trong thời gian ngắn hạn và liên tục.
• Mục tiêu cuối cùng của bạn và lợi tức đầu tÆ° mà trang web có thể cung cấp.
• CÆ¡ hội và hạn chế đối với SEO, tiếp thị, tùy chỉnh và mở rộng quy mô của các hệ thống cụ thể.
• Các khía cạnh độc đáo khác liên quan đến doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.

10. CMS tốt nhất cho tiếp thị

Khi nói đến tiếp thị – nếu bạn đang thực hiện bất kỳ loại tiếp thị kỹ thuật số nào, bạn cần đảm bảo rằng CMS bạn chọn có thể hỗ trợ các chiến dịch của bạn.

Các câu hỏi cần đặt ra bao gồm: Tạo trang đích bằng CMS này dễ dàng như thế nào? Để tích hợp chuyển đổi và theo dõi sự kiện? Để triển khai phân tích? Để làm kỹ thuật và SEO trên trang?

Nếu bất kỳ điều nào trong số đó quan trọng đối với bạn, thì hãy cẩn thận và chọn một nền tảng không giới hạn bạn.

Ví dụ: tôi thường gặp phải những khách hàng thất vọng vì các giới hạn trên hệ thống quản lý nội dung đơn giản hơn, những người cuối cùng phải tái đầu tư vào một trang web và nền tảng mới (ví dụ: chuyển từ Squarespace sang WordPress).

Đây là điều có thể xảy ra khi bạn không suy nghĩ đủ xa hoặc đặt trước những câu hỏi phù hợp trước khi xây dựng hoàn chỉnh một trang web trên một nền tảng cụ thể.