Cách tạo hướng dẫn phong cách thương hiệu và tại sao bạn cần chúng

Nếu bạn muốn có sự nhất quán trong nội dung và sự hiện diện thương hiệu của mình, bạn cần tạo các nguyên tắc về phong cách thương hiệu. Hướng dẫn này sẽ giải thích làm thế nào.

Nếu thương hiệu của bạn giống nhất, bạn tạo nhiều loại nội dung khác nhau trên nhiều kênh.

Bạn thậm chí có thể có nhiều người sáng tạo trong nhóm tiếp thị nội dung của mình.

>> Tham khảo: Google ra mắt Chatbot Bard AI để cạnh tranh với ChatGPT.

Bạn làm cách nào để đảm bảo nội dung bạn xuất bản luôn nhất quán về hình thức, cảm nhận và âm thanh ở mọi nơi nội dung xuất hiện trực tuyến? Làm thế nào để bạn chắc chắn rằng nó luôn đúng với tiếng nói và phong cách thương hiệu của bạn cho dù ai tạo ra nó?

Nếu bạn muốn có sự nhất quán trong nội dung và sự hiện diện thương hiệu của mình – và bạn nên làm như vậy! – bạn cần tạo các hướng dẫn về phong cách thương hiệu. Hướng dẫn này sẽ giải thích làm thế nào.

1. Hướng dẫn phong cách thương hiệu là gì?

Nguyên tắc phong cách thương hiệu là một bộ quy tắc chi phối hình thức, cảm nhận và âm thanh của nội dung. Hãy suy nghĩ về các tiêu chuẩn: về tiếng nói và giọng điệu thương hiệu của bạn, logo và bảng màu, quy tắc ngữ pháp, cách sử dụng và đánh vần tên thương hiệu của bạn, cách sử dụng hình ảnh trong nội dung, v.v.

Thông thường, những hướng dẫn này được ghi lại trong một tài liệu dùng chung mà cả nhóm của bạn có thể truy cập. Mỗi người sáng tạo tuân theo nguyên tắc của bạn để đảm bảo nội dung của bạn luôn nhất quán cho dù ai chạm vào nội dung đó.

Một bộ hướng dẫn về phong cách thương hiệu được phát triển tốt và chu đáo là một trong những cách quan trọng để củng cố nhận diện thương hiệu của bạn.

>> Tham khảo: Top 5 công cụ tiếp thị nội dung.

Khi mỗi phần nội dung bạn tạo tuân thủ các nguyên tắc này, nó sẽ góp phần tạo nên danh tiếng bao trùm và nhất quán của bạn trên web.

Đó không phải là một kỳ tích nhỏ, vì tính nhất quán của thương hiệu có thể tăng doanh thu lên 10-20%.

Mặt khác, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không có hướng dẫn về phong cách thương hiệu?

Bạn có nguy cơ tạo ra trải nghiệm chói tai hoặc khó hiểu cho những người tương tác với thương hiệu của bạn.

Ví dụ: giả sử bạn xuất bản một blog với giọng điệu nghiêm túc, hướng đến sự thật, nhưng tiếng nói thương hiệu của bạn thực sự bình thường và nhẹ nhàng. Đó là một sự mất kết nối lớn sẽ mang đến cho khán giả của bạn một thông điệp hỗn hợp.

Điều tương tự cũng sẽ xảy ra nếu nội dung và nền tảng của bạn có nhiều phong cách, tông màu, giọng nói và lựa chọn phong cách khác nhau. Bản sắc thương hiệu của bạn sẽ giống như một vùng biển đang dịch chuyển so với một trụ cột vững chắc, vững chắc mà mọi người có thể tin tưởng.

Vào cuối ngày, đó là điều chúng tôi quan tâm nhất. Lòng tin.

Tính nhất quán xây dựng niềm tin. Sự không nhất quán giết chết nó. Và hướng dẫn phong cách thương hiệu giúp bạn trau dồi tính nhất quán.

2. Cách tạo hướng dẫn phong cách thương hiệu

Trước khi bạn có thể tạo các hướng dẫn về phong cách thương hiệu, trước tiên bạn phải nắm vững bản sắc thương hiệu của mình, bao gồm sứ mệnh, giá trị, đối tượng và mục tiêu của bạn. Những điều này tạo thành nền tảng mà bạn sẽ dựa trên các hướng dẫn của mình.

Mục đích của hướng dẫn phong cách thương hiệu là củng cố bản sắc của bạn tại chỗ, vì vậy bạn phải tìm ra từng phần trước khi có thể ghi lại chúng. Đừng tiếp tục cho đến khi bạn hoàn thành việc này.

>> Tham khảo: TikTok đã cập nhật Nguyên tắc cộng đồng để bao gồm nội dung AI.

2.1. Nhận diện thương hiệu: Sứ mệnh, tầm nhìn và ‘Giới thiệu về chúng tôi’

Để bắt đầu hướng dẫn phong cách thương hiệu của bạn, hãy ghi lại tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp bạn, tầm nhìn cho thương hiệu và các giá trị cơ bản trong mọi việc bạn làm.

Phần này cũng có thể bao gồm câu chuyện về thương hiệu của bạn hoặc “Giới thiệu về chúng tôi” (nó được thành lập như thế nào? Tại sao nó được thành lập?).

Đây là một danh sách nhanh với các định nghĩa:

• Tuyên bố sứ mệnh: Một tuyên bố ngắn trình bày chi tiết lý do/cách thức doanh nghiệp của bạn tồn tại. Bạn phục vụ ai? Bạn phục vụ họ nhÆ° thế nào? Kết quả của việc phục vụ họ là gì?
• Tuyên bố tầm nhìn: Một tuyên bố ngắn tóm tắt tầm nhìn thÆ°Æ¡ng hiệu của bạn cho tÆ°Æ¡ng lai. Cuối cùng thì bạn hy vọng đạt được điều gì? Thay vào đó, hãy nghÄ© về tác động lớn hÆ¡n của bạn đối với thế giới ngoài mục tiêu doanh thu hoặc khách hàng.
• Giá trị: Những giá trị nào là quan trọng đối với thÆ°Æ¡ng hiệu? Những giá trị nào bạn cố gắng duy trì trong khi kinh doanh?
• Câu chuyện: ThÆ°Æ¡ng hiệu bắt đầu nhÆ° thế nào? Ai bắt đầu nó, và tại sao? Bạn đã trưởng thành và thay đổi nhÆ° thế nào kể từ đó? Bạn đã làm được những gì?

Chúng tôi bao gồm các yếu tố này trong hướng dẫn của bạn vì chúng có thể trực tiếp thông báo về tính cách, tiếng nói và phong cách của thương hiệu của bạn. Họ cũng có thể hướng dẫn cách bạn tiếp cận việc tạo nội dung.

Ví dụ: giả sử thương hiệu của bạn được bắt đầu từ tầng hầm của người sáng lập. Nói rằng ý tưởng đến từ một nhóm bạn đi chơi và ném bóng. Khi phù hợp, người sáng tạo có thể lấy câu chuyện này và đưa nó vào nội dung của bạn. Nó cũng có thể thông báo tiếng nói thương hiệu của bạn – tức là giản dị, thân thiện, thực tế. Câu chuyện này là một phần quan trọng của tính cách thương hiệu, vì vậy nó có một vị trí trong hướng dẫn phong cách thương hiệu.

Điểm mấu chốt: Vẽ một bức tranh bao quát về thương hiệu của bạn, để bất kỳ ai đọc và làm theo hướng dẫn của bạn đều hiểu được trọng tâm của doanh nghiệp và những gì bạn đại diện.

2.2. Khán giả

Tiếp theo, bao gồm một cái nhìn tổng quan về khán giả của bạn. Phần này phải dựa trên nghiên cứu đối tượng, vì vậy nếu bạn chưa làm điều đó, thì bây giờ là lúc.

Nếu bạn đã tạo một số diện mạo doanh nghiệp dựa trên các phân khúc đối tượng của mình, hãy thêm chúng vào đây. Ví dụ: hướng dẫn phong cách thương hiệu của Mozilla Firefox bao gồm các mô tả bằng văn bản về hai cá tính của họ: bộ khuếch đại mạo hiểm và bí mật chu đáo.

Mảnh ghép này rất quan trọng đối với bất kỳ người sáng tạo nội dung nào sẽ làm việc với thương hiệu của bạn. Bạn không thể viết hoặc tạo nội dung được nhắm mục tiêu mà không hiểu đối tượng mục tiêu trước.

2.3. Các yếu tố trực quan: Logo, bảng màu và kiểu chữ

Các nguyên tắc về phong cách thương hiệu của bạn cũng có thể bao gồm các quy tắc sử dụng hình ảnh, chẳng hạn như cách biểu trưng của bạn xuất hiện trong nội dung và bảng màu thương hiệu cũng như phông chữ ưa thích của bạn.

Thông tin này cực kỳ quan trọng khi bạn làm việc với các nhà thiết kế đồ họa hoặc nhà phát triển web. Các quy tắc trực quan tiêu chuẩn sẽ giúp nội dung của bạn trông có vẻ gắn kết trên các kênh, cho dù bạn đang đăng trên blog hay phương tiện truyền thông xã hội, tạo quảng cáo, xây dựng bản trình bày, chia sẻ video trên YouTube, v.v.

Ví dụ: Medium có các nguyên tắc nghiêm ngặt về cách sử dụng và không thể sử dụng biểu trưng của mình.

>> Tham khảo: Các tính năng mới do AI hỗ trợ của Google.

2.4. Tiếng nói, giai điệu và phong cách thương hiệu

Tiếp theo, bạn sẽ cần bao gồm các quy tắc hướng dẫn cách người sáng tạo giới thiệu thương hiệu của bạn với thế giới thông qua nội dung.

Quy định tiếng nói, giọng điệu và phong cách thương hiệu là một trong những cách chính để giữ cho thông điệp của bạn nhất quán trên các kênh.

2.4.1. Tiếng nói thương hiệu

Tiếng nói thương hiệu của bạn về cơ bản là tính cách thương hiệu của bạn.

Nó xác định cách bạn tiếp cận khách hàng khi bạn giao tiếp với họ, cho dù thông qua viết hay nói.

Chẳng hạn, có thể thương hiệu của bạn là ma quái và hài hước, phức tạp và bí ẩn, hoặc trí tuệ và mọt sách.

Hơn nữa, nguyên tắc của bạn nên giải thích cách tiếng nói thương hiệu độc đáo của bạn sẽ hiển thị trong nội dung.

Ví dụ: một thương hiệu có giọng nói sôi nổi, vui vẻ có thể chèn những câu chuyện cười hoặc cách chơi chữ vào nội dung. Họ có thể sử dụng GIF và biểu tượng cảm xúc.

Các câu của họ có xu hướng ngắn gọn và các giải thích của họ sẽ rõ ràng và thực tế.

2.4.2. Giai điệu thương hiệu

Giai điệu thương hiệu của bạn xác định cách giọng nói của bạn được truyền tải.

Ví dụ, nếu bạn nghĩ ra một chương trình khuyến mãi hấp dẫn dành cho khách hàng, bạn có thể hào hứng nói với họ về điều đó.

Hoặc, nếu bạn phải đưa ra một tin xấu, giọng điệu của bạn có thể là xin lỗi hoặc nhẹ nhàng.

Nói chung, tiếng nói thương hiệu của bạn không thay đổi vì nó gắn liền với tính cách thương hiệu của bạn, điều này vẫn khá nhất quán. Nhưng giọng điệu của bạn có thể thay đổi vì các tình huống khác nhau yêu cầu sử dụng các giọng điệu khác nhau. Bạn có thể quy định tông màu nào sẽ sử dụng cho các trường hợp khác nhau trong nguyên tắc phong cách thương hiệu của mình.

2.4.3. Phong cách viết thương hiệu

Phong cách viết thương hiệu của bạn bao gồm các quy tắc sử dụng từ, ngữ pháp, chính tả và định dạng ưa thích của bạn.

• Cách sá»­ dụng từ: Người sáng tạo nên tránh hoàn toàn những từ nào? (Ví dụ: có lẽ họ nên tránh những từ lóng nhÆ° “gonna” hoặc “nêna.”) Họ nên nói hoặc đề cập đến sản phẩm/dịch vụ của bạn nhÆ° thế nào? Họ nên sá»­ dụng và nhắc đến thÆ°Æ¡ng hiệu của bạn nhÆ° thế nào?
• Quy tắc ngữ pháp và chính tả: ThÆ°Æ¡ng hiệu của bạn có sá»­ dụng dấu phẩy Oxford không? Người viết nên tiếp cận các thuật ngữ viết tắt nhÆ° thế nào? Họ có thể sá»­ dụng các từ rút gọn (tức là không so với không) không? Số nên được viết hoặc đánh vần? Vân vân.
• Quy tắc định dạng: Quy tắc sá»­ dụng danh sách được đánh số và dấu đầu dòng của bạn là gì? Bạn có bất kỳ quy tắc nào để sá»­ dụng tiêu đề không? Điều gì về các liên kết?

Mailchimp có một ví dụ tuyệt vời về hướng dẫn phong cách viết thương hiệu toàn diện để kiểm tra cảm hứng. Họ đi rất sâu, họ là một hướng dẫn hoàn toàn riêng biệt.

Chẳng hạn, Mailchimp có các quy tắc chi tiết về giọng nói và giọng điệu, cách sử dụng các yếu tố web cụ thể (chẳng hạn như tiêu đề và tiêu đề phụ) trong nội dung của họ, hướng dẫn ngữ pháp chi tiết, v.v.

Một số mẹo cần ghi nhớ về phần này trong nguyên tắc phong cách thương hiệu của bạn:

Mẹo 1: Nếu hướng dẫn viết của bạn cũng chuyên sâu như vậy, hãy cân nhắc tạo một tài liệu/tài nguyên riêng chỉ dành cho người viết, như Mailchimp đã làm. Nếu không, những người còn lại trong nhóm của bạn sẽ phải lướt qua các trang và các trang thông tin không liên quan.

Mẹo 2: Không có thời gian để tạo một bách khoa toàn thư về các quy tắc viết? Thay vào đó, có thể hữu ích nếu bạn chọn một sổ tay hướng dẫn về phong cách được tiêu chuẩn hóa, có sẵn để làm cơ sở cho hướng dẫn của bạn.

Các tổ chức xuất bản lớn đã phát triển các hướng dẫn phong cách mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để củng cố hướng dẫn của riêng mình, chẳng hạn như APA, MLA hoặc Chicago Style. Sử dụng những điều này làm nền tảng và đặt các nguyên tắc tiếng nói thương hiệu độc đáo của bạn lên trên cùng. Mỗi sách hướng dẫn đều có những điểm khác biệt tinh tế, vì vậy hãy kiểm tra chúng cẩn thận để chọn cách phù hợp nhất cho thương hiệu của bạn.

2.5. Các hướng dẫn khác cần xem xét

Cuối cùng, hãy xem xét các phần hữu ích khác này để thêm vào nguyên tắc phong cách thương hiệu của bạn.

2.5.1. Quy tắc sử dụng hình ảnh trong nội dung

Cân nhắc thêm các quy tắc về cách bạn muốn người tạo nguồn hình ảnh cho blog và nội dung khác. Họ có thể sử dụng hình ảnh chứng khoán? Tất cả các hình ảnh có nên là đồ họa tùy chỉnh không? Ảnh chụp màn hình có được phép không? Có giao diện/cảm nhận cụ thể nào mà bạn muốn tất cả các hình ảnh đều có không?

Quy tắc tìm nguồn và trích dẫn số liệu thống kê, nghiên cứu, nghiên cứu và dữ liệu khác
Một nhiệm vụ tuyệt vời để giữ cho nội dung nhất quán như blog là cách người viết tìm nguồn và trích dẫn nghiên cứu như nghiên cứu, trích dẫn của chuyên gia, dữ liệu hoặc khảo sát.

Ví dụ: có bất kỳ nguồn nào vượt quá giới hạn (như Wikipedia hoặc các trang web có DA thấp) không? Người sáng tạo nên đề cập và liên kết đến các nguồn trong nội dung như thế nào?

2.5.2. Trường hợp sử dụng

Nếu có thể, hãy cho những người sử dụng hướng dẫn của bạn xem các trường hợp sử dụng và ví dụ về những điều nên làm/không nên làm khi viết và tạo nội dung cũng như nội dung thương hiệu.

Hiển thị cách sử dụng đúng và sai đối với logo của bạn, ví dụ tốt và xấu về tiếng nói thương hiệu, cách sử dụng hình ảnh tốt và xấu, cách đúng và sai để liên kết đến các nguồn trong nội dung, v.v.

Ví dụ, trong hướng dẫn của Mozilla Firefox, có các ví dụ cụ thể về cách sử dụng giọng nói/âm điệu thương hiệu một cách chính xác.

3. Sẵn sàng để tạo hướng dẫn phong cách thương hiệu của riêng bạn?

Tạo hướng dẫn phong cách thương hiệu chỉ bao gồm một phần của việc xây dựng chiến lược nội dung.

Nó có thể không phải là phần thú vị nhất, nhưng nó cực kỳ quan trọng để giữ cho sự hiện diện thương hiệu của bạn nhất quán trên web.

>> Tham khảo: Người quản lý sản phẩm SEO là gì?

Và tính nhất quán quan trọng hơn nhiều so với bạn nghĩ. Tính nhất quán là lý do chính khiến khán giả tin tưởng bạn vì giọng nói và sự hiện diện nhất quán sẽ tạo nên sự tín nhiệm.

Sự hiện diện ổn định luôn tốt hơn sự dao động. Bạn có thể tin rằng nó vẫn đáng tin cậy và đúng sự thật, bất kể hoàn cảnh nào.

Vì vậy, câu hỏi vẫn là: Bạn muốn thương hiệu của mình được coi là đáng tin cậy, đáng tin cậy và ổn định – hay phân tán, bối rối và không đáng tin cậy?

Việc bạn có một bộ hướng dẫn phong cách thương hiệu rõ ràng hay không có thể giúp xác định bạn thuộc loại nào.